Электронный документооборот в казенных, автономных, бюджетных учреждениях в 2025 году

Министерство финансов России в очередной раз ввело в действие новые электронные документы, которые необходимо применять в 2025 г. В связи с этим определены новые требования к документообороту учреждений и Графику документооборота. Изменения и дополнения внесены в СГС «Концептуальные основы…» и «Учетная политика, оценочные значения и ошибки». На семинаре будут рассмотрены вопросы применения электронных документов и примеры по заполнению отдельных форм.

В программе семинара учтены все изменения и дополнения в связи с принятием и введением в действие новых нормативных документов.

Программа семинара:

1. Реформа и регламентированные требования электронного документооборота.
• Первичные документы и регистры – регламентированный порядок в 2025 году.
o Этапы реализуемой реформы ЭДО и обязательные требования к применению ЭДО для оформле-ния событий хозяйственной деятельности.
o Единый порядок оформления первичными документами хозяйственных событий и бухгалтерских операций согласно Федеральных стандартов.

• Обзор функциональных и содержательных отличий первичных документов и регистров в элек-тронной и бумажной форме.
o Замена стандартных процедур поступления и выбытия нефинансовых активов в связи с перехо-дом на ЭДО.
o Особенности и возможности новых первичных документов при использовании форм ЭДО.
o Полный, частичный и упрощенный ЭДО. Возможности выбора субъектом учета применяемых форм документов. Ответственность учреждения.
o Особенности требований Приказов №52н и №61н. Позиция Минфин и проверяющих по примене-нию ЭДО и электронной подписи.
o Практические решения для ЭДО. Составление и хранение электронных первичных документов. ЭЦП и простая подпись. Сложные модели внедрения ЭДО (распределение ролей и ответственно-сти и т.п.).

• Особенности отдельных электронных первичных документов. Процедуры учета и документо-оборота при применении ЭДО:
o Электронные документы для операций поступления и выбытия нефинансовых активов.
o Электронные документы для операций с дебиторской и кредиторской задолженностью. Услож-нение требований к управлению задолженностью.
o Электронные документы для начисления бюджетных и внебюджетных доходов. Извещения с условием и без условия.
o Электронные документы инвентаризации.

• Новый этап внедрения электронного документооборота в бухгалтерии в 2024 - 2025 году.
o Новые требования к ЭДО. Эталонные бизнес-процессы и обновленные маршруты подписания до-кументов. Необходимость проверки действующего графика документооборота для обеспечения сотрудников необходимыми подписями (в т.ч. для МОЛ).
o Усложнение оформления поступления нефинансовых активов по обменным операциям. Три этапа формирования первичных документов поступления: Карточка учета капитальных вложений (ф. 0509211), Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452), Решение о признании объектов нефи-нансовых активов (ф. 0510441). Обновленный порядок отражения капитальных вложений, в т.ч. при модернизации.
o Усложнение оформления безвозмездной передачи имущества. Применение Акта о приеме-передаче объектов НФА (ф. 0510448).
o Новые документы по учету материальных запасов – электронные Накладные на внутреннее пе-ремещение объектов нефинансовых активов (ф. 0510450), Требования-накладные (ф. 0510451), Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460) и прочие.
o Новые электронные формы для инвентаризации с 2024 года. Инвентарные карточки и инвентари-зационные описи и переход на них.

2. Применение электронного документооборота и бухгалтерский учет в учреждении для различ-ных участков учета.
Электронный документооборот для операций поступления нефинансовых активов.
• Маршрут движения документов для поступления нефинансовых активов (обменные и необменные операции).
• Документы-основания для формирования капитальных вложений. Акт приемки в ЕИС или Акт приема-передачи (ф. 0510452). Акт приема-передачи НФА (ф. 0510448). Особенности формирова-ния в бухгалтерском учете резерва отложенных обязательств по потребленным ТРУ.
• Карточка учета капитальных вложений (ф. 0509211). Регистрация капвложений по новым объек-там. Привязка капвложений к существующему объекту нефинансовых активов (модернизация, ре-конструкция и т.п.). Процедура от формирования до закрытия капвложений.
• Решение о признании объектов НФА (ф. 0510441). Порядок признания новых объектов НФА по обновленной процедуре. Особенности оформления решения после реконструкции (модернизации), дооборудования.
• Требование-накладная (ф. 0510451). Процедура принятия объекта к учету и выдачи в эксплуата-цию.
• Регистры учета основных средств. Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0509215). Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0509216). Порядок детализации информации в инвентарной карточке.

Электронный документооборот для операций с нефинансовыми активами до выбытия.
• Маршрут движения документов для различных случаев внутреннего перемещения нефинансовых активов.
• Внутреннее перемещение нефинансовых активов. Накладная на внутреннее перемещение объектов НФА (ф. 0510450). Акт приема-передачи объектов в личное пользование (ф. 0510434). Акт о кон-сервации (расконсервации) (ф. 0510433).
• Особенности внутреннего перемещения объектов НФА для целей ремонта. Возможность примене-ния в 2024 году Акта о приеме-передаче НФА (ф. 0510448) вместо накладной на отпуск матери-альных ценностей на сторону (ф. 0510458).
• Регистры учета имущества в личном пользовании. Карточка учета имущества в личном пользова-нии (ф. 0509097).
• Информация об объектах аренды. Карточка учета права пользования нефинансовым активом (ф. 0509214).

Электронный документооборот для операций выбытия нефинансовых активов.
• Маршрут движения документов для выбытия нефинансовых активов (списание, передача и отчуж-дение).
• Документы-основания для списания НФА. Инвентаризационная опись (ф. 0510466). Порядок под-тверждения статуса объекта для списания НФА («Не соответствует требованиям эксплуатации», «Сломан, не эксплуатируется», «Моральный износ», «Физический износ»). Акт о результатах ин-вентаризации (ф. 0510463).
• Документы прекращения признания НФА. Особенности прекращения признания НФА для различ-ных обстоятельств выбытия (в т.ч. потере признаков актива, утрате и др.). Решение о прекращении признания активами объектов НФА (ф. 0510440).
• Акты о списании НФА. Особенности составления актов списания для различных НФА. Акт о спи-сании объектов НФА (кроме транспортных средств) (ф. 0510454). Акт о списании транспортного средства (ф. 0510456). Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460). Акт о списании блан-ков строгой отчетности (ф. 0510461).
• Утилизация НФА. Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435). Осо-бенности утилизации различных активов. Вывоз и утилизация твердых коммунальных отходов (ТКО).

Электронный документооборот для операций с финансовыми активами.
• Документы-основания для начисления доходов и их применение. Извещение о начислении дохо-дов (уточнении начисления) (ф. 0510432). Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431). Извещение о трансферте, передаваемом с условием. Применение извещения о транс-ферте получателем и отправителем субсидии. Исполнение ГЗ с применением новых электронных документов.
• Первичные документы управления дебиторской задолженностью. Порядок признания задолженно-сти сомнительной или безнадежной. Решение о признании (восстановлении) сомнительной задол-женности по доходам (ф. 0510445). Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0104436).
• Прочие первичные документы управления задолженностью (0510437, 0510446, 0510446).
• Перечень и особенности ЭДО для оформления инвентаризации (Решение о проведении инвентари-зации и прочие).

Первичные электронные документы и регистры с 2025 года (с учетом рекомендаций Минфина).
• Инвентаризационные описи с 2025 года (для ЦБ с 2024). Порядок применения форм описей 510464, 510465, 510466, 510467, 510468.
• Обновленные с 01.07.2024 года требования к инвентаризации. Влияние новых требований на документооборот.