Top.Mail.Ru
Санкт-Петербург
План поступления
Войти

Продуктивная деловая переписка. Видеокурс

повышение квалификации

О программе

Письменная деловая коммуникация должна достигать своей цели, то есть побуждать получателя к тем действиям, которых от него ожидает отправитель.
Научитесь писать такие письма, на которые отвечают их получатели. Разумеется, чтобы ответить, письмо надо прочитать и понять правильно.
- Что мешает людям правильно понимать друг друга, если они пишут на одном языке?
- Почему некоторые письма провоцируют конфликты?
- Как отказать в просьбе, не испортив отношения с партнером по переписке?
- Какие табу до сих пор существуют в официальных письмах и почему?
- Как научиться быстро писать письма и не тратить на каждое по 2-3 часа?
- Что делать со «снежным комом» неотвеченных писем, накапливающемся в папке Входящие?
- Как оптимизировать работу с почтой, чтобы успевать обрабатывать сотни писем ежедневно?

Варианты обучения

Вариант обученияСтоимостьКогдаСрок обученияГрафик занятий
дистанционно
15 800 р.
В любое время
16 ак. ч.
12 часов учебного видео + 4 часа самостоятельной работы.

Дополнительная информация

Занятие 1. Особенности письменной коммуникации и общие правила деловой переписки
- 10 работающих лайфхаков для оптимизации времени на работу с электронной корреспонденцией. Сортировка, приоритетность и организация хранения писем.
- Когда и как отвечать на входящие письма?
- Правила пересылки писем и цепочек.
- Дополнительная информация, вложения и приложения. Что делать, если в письме необходимо передать большой объем информации.
- Факторы эффективности коммуникации.
- Специфика письменной деловой коммуникации.
- Особенности восприятия письменной речи.
- Цели и результаты коммуникации с позиции отправителя и получателя сообщения.
- Универсальная структура коммуникации.
- Дорожная карта подготовки коммуникации.
- Возможности и ограничения письменной коммуникации.
- Алгоритм подготовки письма.
- Типичные ошибки в письмах – от подготовки и начала письма, до завершения и прощания.
- Почему адресаты не отвечают на письма? Что должно быть в письме, на которое ответят.
- Как люди воспринимают и запоминают информацию.
- «Принцип пирамиды» Минто.
- Представление решений: алгоритм СПР.
- «Правило британского сержанта» в письмах.
Домашнее задание 1: подготовить 2 текста разных писем, соблюдая «принцип пирамиды» Минто, алгоритм СПР и требования к структуре письма.

Занятие 2. Подготовка к составлению письма
- Разбор домашних заданий, обратная связь по ним.
- Что нужно знать и уметь, чтобы составить хорошее письмо?
- Основные типы деловых писем и их содержание: Предложение, - Распоряжение, Напоминание, Запрос, Просьба, Отчёт, Ответ на запрос, - Уточняющие вопросы, Конструктивный отказ. А также поздравительные, благодарственные, гарантийные, информационные и сопроводительные письма.
- Цели конкретного письма и ключевые вопросы при их постановке.
- От чего зависит выбор стиля письма? Отличия официального, бытового и неформально-делового стилей.
- Какие требования к деловому письму обязательно нужно соблюдать в любом стиле?
- Модель AIDA – универсальный план «продающего» текста.
- Структура и универсальный план делового письма.
- Основная часть и резюме писем разных типов.
- Восприятие письма получателем: на какие вопросы читателя обязательно должно отвечать письмо.
- «Правило трех» в формулировании проблем и решений.
- До того, как начать писать: какую информацию, где и как собрать.
- Домашнее задание 2: подготовиться к составлению письма определенного типа, письменно ответив на вопросы чек-листа о получателе, цели, и содержании письма.

Занятие 3. Пишем письмо
- Разбор домашних заданий – обсуждаем заполненные чек-листы участников: основные ошибки, возможные улучшения.
- Особенности установления контакта с адресатом.
- Что надо знать о цели письма? Превращаем свои желания в действия получателя.
- Что надо знать о получателе письма? Вызываем интерес и желание прочесть.
- Психологические типы читателей и их ключевые вопросы.
- Что надо знать об альтернативах? Предвосхищаем возражения и подбираем аргументы на языке интересов адресата.
- «Карта эмпатии» для анализа адресата письма.
- Письма первым лицам – максимально кратко изложить самую суть и повысить шансы на положительную реакцию.
- Типовые шаблоны писем первым лицам: Предложение, Отчет, Аналитическая записка.
- Применение моделей GROW и PARLA для подготовки отчета.
- Алгоритмы составления писем разных типов.
Домашнее задание 3: написать тексты писем 4 разных типов

Занятие 4. Сложные ситуации в деловой переписке
- Разбор домашних заданий - обратная связь по всем письмам участников: основные ошибки, возможные улучшения.
- Письмо группе людей - как добиться понимания и нужных действий от нескольких адресатов?
- Алгоритм информирования сотрудников об изменениях.
- Принципы позитивности, убедительности, краткости, аргументированности.
- Начало текста – цепляем внимание.
- Основная часть – отвечаем на все вопросы получателя. Аргументы, которые убеждают.
- Заключение – призываем к действию. Обозначение сроков.
- Роль и место переписки при конфликте.
- Что важно учесть при выборе формы письма?
- Разбираем примеры чужих писем разных типов и выявляем ошибки.
- Что в текстах писем нравится людям, а что их раздражает?
- Конструктивный способ решения конфликтов.
- Вовлечение собеседника в конструктивное решение ситуации.
- Словесные приемы снижения эмоционального напряжения в коммуникациях: «словесный пух», метод присоединения, метод позитивных высказываний.
- Отношение к ошибкам других. Правила конструктивной критики в ситуациях письменной обратной связи.
- «Я-подход» и «Вы-подход».
- Онлайн-тренировка по переработке «проблемных» писем: как написать письмо-отказ, письмо-претензию или сообщить плохую новость так, чтобы не спровоцировать конфликт.
- Когда нужно звонить по следам письма? Ситуации, в которых важно усилить письмо звонком.
Домашнее задание 4: написать и оформить в окончательном виде 2 «проблемных» письма.

Занятие 5. Дорабатываем текст и оформляем письмо
- Разбор домашних заданий – обсуждаем по одному письму каждого участника, предложения по переформулированию, улучшению текстов и дизайна.
- Лексические стандарты и нормы деловой переписки.
- Как сформулировать тему письма, чтобы его открыли и не потеряли?
- Инфостиль в деловой переписке: как сократить текст и что из него убрать.
- Как оценить и улучшить свои тексты и проверить их грамотность: онлайн-сервисы для копирайтеров.
- Как облегчить восприятие письма получателем?
- Общие принципы дизайна писем.
- Правила оформления письма, которые нельзя нарушать: шрифты, буллиты, абзацы, картинки и пр.
- Сокращаем время на написание писем – создаем типовые шаблоны для себя и своих подчиненных и проверяем их эффективность.
Подведение итогов курса.
Итоговое задание:
- ответить на вопросы теста по материалам курса;
- написать эссе о результатах обучения;
- составить тексты писем 4 разных типов (по своему выбору) и оформить их с использованием знаний, полученных на курсе.

Преподаватели

  • Аватар
    Ирина Ткачева
    Основатель и бессменный руководитель Бизнес-школы SRC, бизнес-консультант. Работает в сфере развития и обучения персонала с 1999 года.

Оставьте отзыв

Учились здесь? Оставьте отзыв, и, может быть, это поможет другим в выборе. Кроме этого, из ваших оценок формируется наш рейтинг.

Смотрите также

Mba Москвы по направлению «развитие личности», Mba Москвы по направлению «развитие личности» дистанционно, Mba Москвы по направлению «навыки общения», Mba Москвы по направлению «навыки общения» дистанционно